OCR de facturas: que los PDF entren solos en la contabilidad
Llegan por correo, en PDF, cada una con su formato. Alguien las abre, mira el proveedor, la fecha, la base, el impuesto y el total, y los teclea en otro sitio. Es de las tareas más mecánicas que hay en una oficina y de las que más veces se hacen mal a última hora del mes.
Cómo funciona en la práctica el OCR de facturas
El documento entra por donde ya entra —un buzón de correo, una carpeta compartida, una foto desde el móvil de quien está en obra—, se leen los campos y se propone el apunte. Alguien lo confirma.
Ese «alguien lo confirma» no sobra. La lectura acierta la mayoría de las veces y falla en las raras: un formato nuevo, una factura escaneada torcida, un proveedor que pone el total donde nadie lo pone. Lo que el sistema marca como dudoso se aparta a una bandeja de revisión en vez de entrar directo. Y como ninguna lectura automática es infalible, el apunte lo confirma una persona antes de que cuente.
Los campos que importan
Proveedor, número, fecha, base, tipo de impuesto, total y forma de pago. Con el proveedor identificado contra vuestra lista, no como texto suelto.
Contra el pedido, si lo hay
Comparar lo que factura el proveedor con lo que se le pidió y con lo que llegó. Ahí es donde aparecen las diferencias que nadie mira.
Duplicados
La misma factura que llega dos veces por dos vías. En los casos que hemos visto es de los errores más habituales, y de los más incómodos de descubrir después de pagar.
Lo dudoso, apartado
Lo que la lectura marca como dudoso va a una bandeja de revisión con el documento al lado, en vez de entrar sin que nadie lo mire.
Cuándo compensa y cuándo no
Antes de montar nada se cronometra: cuántas facturas entran al mes, cuánto se tarda con cada una y quién lo hace. Sale un número de horas, y ese número es el que hay que mover.
Después se vuelve a medir contando también el tiempo de revisar lo dudoso, que existe y hay que sumarlo. Si el ahorro no compensa el coste de mantener el montaje, lo decimos y se apaga. Pasa más de lo que parece cuando entran pocas facturas al mes, y preferimos decirlo antes que cobrar un proyecto que no rinde.
Para quién no es esto
Si recibís diez facturas al mes de tres proveedores fijos, teclearlas cuesta menos que sostener la automatización. El punto en el que compensa suele estar en el volumen y en la variedad de formatos, no en el tamaño de la empresa.
Y si vuestra gestoría ya recibe los PDF y os lo lleva todo sin que os cueste tiempo, el problema que esto resuelve no lo tenéis.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si lee mal un importe?
Por eso hay revisión antes de que el apunte entre. Lo que la lectura no ve claro se aparta a una bandeja con el documento al lado en vez de resolverse a ciegas, y todo queda registrado, así que un error se localiza y se corrige. Desconfiad de quien os venda esto sin hablaros de la revisión.
¿Sirve con facturas escaneadas o fotos?
Sí, aunque la calidad de la lectura baja con el papel arrugado, las fotos torcidas y los sellos encima del texto. En esos casos aumenta la proporción de documentos que hay que revisar a mano, y eso entra en la cuenta de si compensa.
¿Hace falta cambiar el programa de gestión?
Normalmente no. El montaje se hace encima de lo que ya usáis y hace de puente. Solo se plantea cambiar algo cuando un programa no permite ninguna conexión, y en ese caso se dice antes de empezar, no a mitad.
¿Y las facturas que emitimos nosotros?
Esas no hace falta leerlas: salen ya de vuestro sistema con sus datos. Esto es para lo que entra de fuera, que es donde está el tecleo. Si emitir facturas es lo que os quita tiempo, el sitio por donde mirar es el programa de facturación.
¿Lo hablamos?
Contadnos qué queréis conseguir y os decimos si podemos ayudaros, con los datos delante. Si vemos que no somos los adecuados, también os lo diremos.