Automatització amb IA: que la feina repetitiva la faci una màquina
Hi ha tasques que algú del vostre equip repeteix trenta vegades al dia: copiar una dada d’un correu a un full, enviar el mateix missatge amb un altre nom, mirar si ha arribat una comanda. Cap no és difícil. Juntes es mengen mitja jornada.
Què es pot automatitzar i què convé deixar a una persona
La regla que fem servir: s’automatitza el que és repetitiu i té una resposta correcta comprovable. Tota la resta es queda amb qui pot jutjar.
Moure dades
D’un correu al full, de la web al programa de gestió, del formulari a la fitxa del client. És el més avorrit i el que més hores torna.
Llegir documents
Factures i albarans que arriben en PDF i algú tecleja a mà. Es llegeixen sols i s’aboquen, amb revisió humana del que no queda clar.
Respondre el de sempre
Les mateixes cinc preguntes per escrit, a qualsevol hora. Amb el traspàs a una persona tan bon punt la conversa se surt del guió.
El que no s’automatitza
Un preu fora de tarifa, una reclamació enfadada, una decisió que compromet l’empresa. Allà la màquina avisa i decideix algú.
Com ho mesurem: hores abans i hores després
Abans d’automatitzar res es cronometra. Quantes vegades al dia es fa la tasca, quant triga cada vegada i qui la fa. Surt un número d’hores al mes, i aquest número és el que cal moure.
Després es torna a mesurar, comptant també el temps de revisar el que l’automatització deixa dubtós. Si l’estalvi no compensa el cost de mantenir-la, es diu i s’apaga. És més freqüent del que sembla en tasques que es fan dues vegades per setmana.
Què passa quan falla l’automatització de processos
Falla. Arriba un format de factura nou, canvia un camp, cau un servei. Una automatització sense pla per a això fa més mal que la tasca manual, perquè ningú no se n’assabenta fins que el problema és gros.
Per això cada flux porta tres coses: avisa una persona quan alguna cosa no quadra en comptes de continuar, deixa registre del que ha fet per poder revisar-ho, i es pot desactivar tornant al mètode de sempre sense perdre dades.
Per a qui no és això
Si la tasca canvia cada vegada i no hi ha dos casos iguals, automatitzar-la surt cara i es trenca aviat. Convé primer estandarditzar-la, encara que la continuï fent una persona.
I si el procés està mal pensat, automatitzar-lo aconsegueix fer el que no toca més de pressa. Allà s’arregla el procés abans, que a més acostuma a ser gratis.
Preguntas frecuentes
Què es pot automatitzar en una empresa petita?
Més del que sembla, i gairebé sempre el mateix: passar dades d’un lloc a un altre, llegir factures i albarans, avisar quan falta estoc i respondre per escrit les preguntes de sempre. Es comença cronometrant quines tasques repetitives es mengen més hores al mes, perquè la primera candidata rarament és la que un tenia al cap.
Cal canviar els programes que ja fem servir?
Normalment no. L’automatització es munta damunt del que teniu i fa de pont entre unes eines i altres. Només es planteja canviar alguna cosa quan un programa no permet cap connexió, i en aquest cas es diu abans de començar, no a mig camí.
I si la IA s’equivoca?
S’equivoca, i el disseny ho dona per fet. Les decisions amb conseqüències porten revisió d’una persona abans d’executar-se, i el que la màquina marca com a dubtós s’aparta a una safata per revisar en comptes de resoldre’s a cegues. Tot queda registrat, així que un error es localitza i es corregeix. Desconfieu de qui us vengui automatització sense parlar-vos d’això.
Això substitueix algú del meu equip?
A les empreses de la mida amb què treballem, el que hem vist és una altra cosa: es recuperen hores que anaven a tasques mecàniques i es dediquen al que ningú no tenia temps de fer. Si el que busqueu és reduir plantilla, digueu-ho des del principi, perquè canvia què convé automatitzar i en quin ordre.
En parlem?
Expliqueu-nos què voleu aconseguir i us diem si us podem ajudar, amb les dades al davant. Si veiem que no som els adequats, també us ho direm.