Odoo contabilidad: que los asientos salgan de lo que ya hacéis
La mayoría de las pymes con las que hablamos llevan la contabilidad fuera, en la gestoría, y dentro solo tienen el Excel de lo que han facturado. Funciona, pero significa que hasta el día 20 del mes siguiente nadie sabe cómo va el año.
Qué cambia cuando Odoo contabilidad vive donde se factura
En Odoo, la factura que emite comercial genera su asiento sin que nadie lo teclee. El cobro que llega al banco se concilia contra esa factura. El gasto que entra por compras queda apuntado con su impuesto donde toca.
El efecto práctico no es ahorrar tecleo, aunque también. Es que el balance y la cuenta de resultados están al día cualquier martes por la tarde, y decidir con un dato de hace seis semanas se parece bastante a decidir a ciegas.
Vuestro plan de cuentas
El que ya usa vuestra gestoría, no uno genérico. Si las cuentas no coinciden, el traspaso de información se convierte en una traducción mensual.
Impuestos configurados
Los tipos que aplicáis de verdad, incluidos los casos raros: operaciones intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo, recargo de equivalencia si vendéis a minoristas.
Conciliación bancaria
Los movimientos del banco entran y se cruzan contra facturas y pagos. Es la tarea que más horas devuelve de todas.
Cierre y salida de datos
Que vuestra gestoría pueda sacar lo que necesita en el formato que usa, sin pedíroslo por correo cada trimestre.
La conversación con vuestra gestoría, antes de empezar
Esto se decide con ellos delante, y es la parte que más veces se hace tarde y mal.
Hay gestorías que prefieren seguir llevando la contabilidad en su programa y recibir de vosotros solo las facturas; otras trabajan encantadas dentro del Odoo del cliente. Las dos formas funcionan, y llevan a configuraciones distintas. Elegir sin preguntarles obliga a rehacer trabajo.
Hay además obligaciones de facturación en España que condicionan cómo se emite y se conserva cada factura, y que dependen de vuestra actividad y de vuestro territorio. Se comprueban con vuestra gestoría y con la versión concreta de Odoo que vayáis a usar, caso por caso. Cualquiera que os dé por escrito que «cumple» sin haber mirado ninguna de las dos cosas está adivinando.
Para quién no es esto
Si emitís veinte facturas al año y vuestra gestoría os lo lleva todo sin que os cueste tiempo, montar la contabilidad dentro es maquinaria de más. El módulo tiene sentido cuando el volumen hace que alguien de casa dedique horas a copiar datos, o cuando necesitáis mirar los números sin esperar al trimestre.
Tampoco encaja si nadie va a mirar nunca un informe. Un sistema contable al día que no consulta nadie es el mismo gasto con más pasos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir con mi gestoría si implanto Odoo?
Sí, y es lo más habitual. Se decide con ellos qué parte lleva cada uno: hay gestorías que prefieren recibir las facturas y seguir contabilizando en su programa, y otras que trabajan directamente dentro del Odoo del cliente. Las dos formas funcionan; lo que no funciona es decidirlo después de configurarlo.
¿Odoo cumple con la normativa española de facturación?
Depende de la versión, de la edición y de la configuración, así que responder que sí en abstracto sería irresponsable. Lo que hacemos es comprobarlo para vuestro caso concreto y con vuestra gestoría antes de la implantación, y deciros por escrito qué queda cubierto y qué requiere algo más.
¿Se pueden pasar los asientos de años anteriores?
Se puede, aunque no siempre compensa. Lo habitual es entrar con los saldos iniciales a fecha de arranque y conservar el histórico en el sistema anterior para consulta. Migrar años de asientos multiplica el trabajo y arrastra los errores viejos al sistema nuevo.
¿Qué diferencia hay entre la contabilidad de Community y la de Enterprise?
En las versiones actuales la contabilidad completa va en Enterprise y Community se queda en la facturación, pero el reparto ha cambiado entre versiones, así que se confirma contra la que vayáis a instalar. Muchas empresas empiezan en Community y saltan cuando una función concreta lo justifica. Es una decisión que se toma con vuestra lista de necesidades delante, no por defecto.
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