ERP para pymes con Odoo: dejar de llevar la empresa en hojas de cálculo
El presupuesto está en un Excel, el stock en otro, las facturas en el programa de la gestoría y el histórico del cliente en el correo de quien lo atendió. Así trabaja una empresa sin un ERP para pymes. Funciona hasta que alguien se pone malo.
Qué resuelve un ERP para pymes y qué no
Odoo junta en un sitio lo que ahora vive repartido: clientes, presupuestos, pedidos, almacén, facturación y contabilidad. El dato se escribe una vez y aparece donde haga falta. Se acabó el «pásame el Excel actualizado». Es lo que busca quien pide un software de gestión para pymes: un sitio en lugar de seis.
Lo que no hace es ordenar una empresa desordenada. Si el proceso de presupuestar cambia según quién lo hace, meterlo en un programa lo que consigue es dejar el desorden por escrito. Esa parte se resuelve antes, hablando, y suele ser la mitad del valor de una implantación.
Cómo es una implantación de ERP por fases
Nunca todo a la vez. Una implementación de Odoo que intenta encenderlo todo el mismo lunes acaba con la empresa parada y el equipo en contra. Se empieza por el módulo que más duele y se amplía cuando ese ya está funcionando y el equipo lo usa sin preguntar.
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Ver cómo trabajáis ahora
Desde que entra una petición hasta que se cobra. Aquí salen los cuellos de botella, y a veces se arreglan sin software.
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El primer módulo
El que más horas os quita. Se configura con vuestros datos reales, no con datos de ejemplo, y se prueba con casos que hayan pasado de verdad.
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Formación y arranque
Con quien lo va a usar cada día, no solo con quien lo ha decidido. Un ERP que el equipo esquiva es peor que el Excel de antes.
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Los siguientes
Cuando el primero ya rueda. Cada módulo nuevo entra sobre datos que ya están dentro, así que cada fase cuesta menos que la anterior.
Qué pasa con vuestros datos actuales
Se migran. Clientes, artículos, precios, stock y el histórico que decidáis conservar. La migración es la parte que más sorpresas da, porque los datos de años suelen tener duplicados, códigos repetidos y precios que ya no valen.
Por eso se hace en pruebas primero, con una copia. Se revisa lo que ha entrado y lo que se ha quedado fuera, y solo cuando cuadra se pasa a real. Lo viejo se conserva en su formato original por si hay que volver a mirarlo.
Después de arrancar: mantenimiento y consultoría de Odoo
Un ERP no se entrega y se olvida. Odoo saca versión nueva cada año, y lo que se personalizó a medida hay que revisarlo cuando toca subir. El mantenimiento de Odoo es eso: que la actualización no os pille de sorpresa un martes de cierre.
Aparte va la consultoría de Odoo, que es cuando ya lo tenéis implantado —lo montó otro, o lo montasteis vosotros— y lo que necesitáis es que un consultor de Odoo mire por qué el módulo de almacén no cuadra, o si os compensa el salto a la versión siguiente. Se contrata suelto, sin implantación de por medio.
Para quién no es esto
Si sois tres personas y con una hoja de cálculo compartida vais sobrados, un ERP es maquinaria de más. Se nota cuando hace falta: presupuestos que se pierden, stock que no cuadra, o alguien dedicando media jornada a copiar datos de un sitio a otro.
Tampoco encaja si nadie dentro va a llevar el proyecto. Una implantación necesita a alguien de la casa que decida y responda dudas. Sin esa persona, el programa acaba configurado a medias y usado a cuartos.
En detalle
Cada una de estas tiene su propia página, porque son preguntas distintas y quien busca una rara vez busca la otra.
Contabilidad
Implantamos Odoo contabilidad con vuestro plan de cuentas y vuestros impuestos, para que los asientos salgan solos de lo que ya facturáis.
AbrirFacturación
Un programa de facturación para pymes que saca la factura del presupuesto o del albarán sin teclear dos veces, con el cobro y los impagados juntos.
AbrirCRM
Un CRM para pymes con una ficha por cliente: lo que habéis hablado, qué le habéis presupuestado y qué toca hacer ahora. Sin depender de la memoria de nadie.
AbrirTPV
Con Odoo TPV cobráis en mostrador y el stock, la caja y la contabilidad se enteran solos, con la venta de tienda y la de web mirando el mismo inventario.
AbrirPreguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta implantar Odoo?
Hay dos costes distintos y conviene no mezclarlos: las licencias, que las cobra Odoo según su tarifa vigente y que se comprueban al presupuestar, y el trabajo de implantación, que es lo que cobramos nosotros. El segundo depende de cuántos módulos entran y de cuánto hay que migrar. Al presupuestar se detallan por separado para que sepáis qué es recurrente y qué es de una vez.
¿Cuánto se tarda?
Por fases, cada módulo entra en funcionamiento en cuanto está probado, así que no hay una fecha única de «ya está». El primero es el que más tarda, porque incluye la migración de datos. Al presupuestar se fijan las fechas fase a fase.
¿Qué diferencia hay entre Odoo Community y Enterprise?
Community es gratuita y de código abierto; Enterprise se paga por usuario y añade funciones que suelen pesar en una empresa que factura, como la contabilidad completa o el soporte del fabricante. El reparto exacto entre ediciones ha cambiado entre versiones, así que se confirma contra la que vayáis a instalar. Muchas pymes empiezan en Community y saltan cuando una función concreta lo justifica. Se decide con vuestra lista de necesidades delante, no por defecto.
¿Se pueden pasar los datos que ya tenemos?
Sí, y es de las primeras cosas que se hacen. Clientes, artículos, precios, stock y el histórico que queráis conservar. Los datos con años encima suelen traer duplicados y códigos repetidos, así que la migración se ensaya sobre una copia y se revisa antes de tocar nada real.
¿Hay que parar la empresa durante la migración?
No. Por eso se hace por fases y se ensaya en una copia. El único momento delicado es el cambio del primer módulo a real, que se programa en el día de menos actividad y con el sistema anterior disponible por si hay que volver atrás.
¿Lo hablamos?
Contadnos qué queréis conseguir y os decimos si podemos ayudaros, con los datos delante. Si vemos que no somos los adecuados, también os lo diremos.