Programa de facturación para pymes: facturar sin teclear dos veces
Casi todas las empresas pequeñas facturan bien. Lo que se les da mal es lo de alrededor: saber qué está sin cobrar, quién lleva sesenta días de retraso y qué presupuestos aceptados siguen sin convertirse en factura.
Con un programa de facturación para pymes, el dato se escribe una vez
La factura no se empieza en blanco. Sale del presupuesto que aceptó el cliente, del albarán que firmó el transportista o del parte de trabajo que rellenó quien fue a la obra. Se revisa y se emite.
Eso quita de en medio el error más caro de la facturación manual, que no es equivocarse en un importe: es facturar de menos porque alguien no apuntó un material o una hora extra. Ese dinero no se reclama después.
Todo esto es el módulo de facturación de Odoo, y va conectado al resto: cuando se emite la factura, el asiento contable ya está hecho y el stock ya se ha movido. Un programa de facturar aislado obliga a repetir esas dos cosas a mano.
Del presupuesto a la factura
Con lo que se aceptó y los cambios que hubo por el camino, sin volver a escribir líneas.
Facturación recurrente
Cuotas de mantenimiento, alquileres o iguales que salen solos cada mes con su periodo.
Seguimiento del cobro
Qué está pendiente, desde cuándo y con qué aviso enviado. Con recordatorios automáticos por tramos de retraso.
Envío y conservación
La factura sale por correo con su documento adjunto y queda guardada donde se pueda volver a encontrar. Cuánto tiempo hay que conservarla depende de vuestra actividad, y eso lo confirma vuestra gestoría.
Los impagados, que es donde está el dinero
Aquí nos mojamos: en las empresas que hemos visto, el módulo de facturación se paga solo por el seguimiento de cobros mucho antes que por el ahorro de tecleo.
El motivo es que reclamar es incómodo y se pospone. Cuando el aviso lo manda el sistema a los treinta días, nadie tiene que decidir si molesta al cliente. Y cuando alguien se sienta a mirar el listado de vencido, la conversación ya no es «creo que Fulano nos debe algo», es una cifra con su fecha.
Para quién no es esto
Si facturáis a un puñado de clientes fijos con el mismo importe cada mes y cobráis todo por domiciliación, con lo que tenéis vais bien. El módulo aporta cuando hay variedad: muchos clientes, importes distintos, plazos distintos, o trabajo que se factura por partes.
Y si el problema es que nadie apunta lo que se hace en obra o en taller, el programa no lo resuelve solo. Ahí primero hay que decidir quién apunta y cuándo, aunque sea en papel, porque un sistema alimentado a medias factura a medias.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si emito pocas facturas pero muy complicadas?
Sí, y suele ser justo el caso donde más se nota. Las facturas con certificaciones parciales, retenciones, materiales aparte o varias obras del mismo cliente son las que peor se llevan con una hoja de cálculo, porque el error no se ve hasta que el cliente lo señala.
¿Puedo emitir factura electrónica a la Administración?
Odoo contempla los formatos que exige la facturación a organismos públicos, pero lo que aplica a vuestro caso depende de a quién facturéis y de la versión que uséis. Lo comprobamos antes de la implantación con un caso real vuestro, no con un ejemplo.
¿Se conecta con el banco?
Se pueden importar los movimientos para conciliarlos contra facturas y pagos. Qué bancos permiten conexión automática y cuáles obligan a subir un fichero cambia con el tiempo y con la entidad, así que se comprueba con el vuestro antes de prometer nada.
¿Cuánto cuesta el módulo de facturación?
Hay dos costes que conviene no mezclar: la licencia, que la cobra Odoo por usuario, y el trabajo de implantarlo, que es lo que cobramos nosotros. Al presupuestar van detallados por separado para que sepáis qué es recurrente y qué se paga una vez.
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