CRM para pymes: dejar de perder presupuestos en el correo
Preguntad en vuestra empresa cuántos presupuestos hay ahora mismo pendientes de respuesta y por cuánto dinero. Si la contestación tarda más de un minuto o sale de la memoria de alguien, ese es el problema que resuelve un CRM.
Qué es un CRM para pymes cuando se quita la palabrería
Una ficha por cliente y por oportunidad, donde queda lo que se habló, lo que se ofreció y lo siguiente que hay que hacer, con fecha.
Eso es todo. Lo demás son informes que salen de tener esas tres cosas puestas al día. Y la parte difícil de una implantación no es configurar el programa: es que el equipo apunte, cosa que solo pasa si apuntar cuesta menos que no apuntar.
El embudo, con vuestras etapas
Las que usáis de verdad —visita, medición, presupuesto enviado, pendiente de firma—, no las de un manual.
Nada sin siguiente paso
Cada oportunidad viva tiene una acción con fecha. Lo que no la tiene, aparece en una lista aparte para revisar.
De la oportunidad al presupuesto
El presupuesto se hace desde la ficha y se queda pegado a ella, con la versión que se envió y cuándo.
Qué entra por dónde
Formulario de la web, llamada, recomendación o feria. Sin eso no se sabe qué canal merece más inversión y cuál se está pagando por costumbre.
Por qué fracasan la mitad de los CRM
Por pedir demasiados campos. Cuando registrar una llamada exige rellenar nueve casillas, el comercial deja de registrarlas y a los dos meses el CRM contiene una ficción.
Nuestra forma de evitarlo es empezar con lo mínimo que sirve para responder a la pregunta del principio —qué hay pendiente y por cuánto— y ampliar después, cuando el equipo ya lo usa sin pensar. Un CRM con cuatro campos bien puestos vale más que uno con treinta a medio rellenar.
Para quién no es esto
Si vendéis en mostrador y la venta se cierra en el momento, el CRM no es vuestra herramienta: ahí lo que importa es el TPV y el stock. Esto sirve cuando entre el primer contacto y el cobro pasan semanas y hay que acordarse de cosas por el camino.
Y si sois una sola persona con veinte clientes, la agenda os llega. El punto en el que compensa suele ser cuando hay más de uno vendiendo, porque es cuando lo que sabe cada uno deja de saberlo el resto.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta tener todo Odoo para usar el CRM?
No. Se puede empezar solo por el CRM y ampliar después, y de hecho es una entrada habitual: es el módulo que menos depende de los demás y el que antes se nota. Lo que sí conviene es decidir desde el principio si acabaréis facturando desde ahí, porque cambia cómo se configuran los productos y las tarifas.
¿Se puede importar lo que tenemos en Excel?
Sí: clientes, contactos y oportunidades abiertas. Importar es lo fácil; lo que lleva tiempo es limpiar los duplicados y decidir qué histórico entra. Se hace sobre una copia y se revisa lo que ha entrado antes de dar nada por bueno.
¿Y si el equipo no lo usa?
Es el riesgo real de cualquier CRM, y depende más de cómo se implanta que del programa. Se empieza con los campos mínimos, se forma a quien va a usarlo cada día y se revisa a las pocas semanas qué se está quedando vacío. Si un campo no se rellena nunca, se quita: obligar a rellenarlo solo consigue datos falsos.
¿Se conecta con el formulario de nuestra web?
Sí, y es de las primeras cosas que hacemos. Quien escribe desde la web entra como oportunidad con su origen anotado, sin que nadie copie el correo a mano. Además es la manera más directa de saber después cuántos clientes ha traído la web de verdad.
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